Dagens affärsklimat ställer höga krav på likviditetsstyrningen. Faktorer som leverantörsskulder och betalningsvillkor har snabbt blivit viktiga för att bibehålla en stark likviditet under hela verksamhetsåret.
Bra kontroll över företagets likviditet är mer eller mindre affärskritiskt idag, menar Prasit Sengupta, VP på Medius, och betonar att man måste sträva efter att optimera likviditetsstyrningen. Förhandlingar med leverantörer, långa betalningsdatum och analys av villkor från olika återförsäljare och leverantörer. Med rätt data går det att optimera mer än vad många tror, säger han.
– Vi brukar till exempel säga att man inte ska välja satt betaldatum, utan vi låter betalningsvillkoren bestämma det. Det finns en del knep för att få en bättre likviditet. I grunden handlar det om att betala effektivare.
Men likviditetsstyrning och fakturahantering tar tid – och kostar pengar. Något de flesta känner till. Sena kvällar i faktureringssystemet, leverantörsfakturor som ska kontrolleras och attesteras, samtidigt som morgondagens rapport till ekonomimötet måste bli klar.
Som i så många andra branscher bidrar nya AI-verktyg till att förändra mycket av det traditionella arbetet. Med hjälp av att integrera ett automatiserat faktureringssystem i affärssystemet går det att kapa kostnader kopplat till fakturahanteringen.
– Man slipper hantera fakturor manuellt och kontera i arbetsflödet. AI lär känna just din verksamhet, och hur den ska optimera ditt kassaflöde och er betalningsprocess. AI ser kontinuerligt över dina processer för att bli bättre och öka automatiseringen, säger Prasit Sengupta.
Vice president
Medius
Foto: Lo Varg
Rätt verktyg förenklar likviditetsstyrningen
Baserat på den data systemet hämtar in kan det bland annat lära sig och förutse oförutsedda kostnader – och planera hur de ska betalas för att optimera likviditeten. Det kan till exempel vara genom anpassade betalningsvillkor eller genom förtida betalningar som genererar rabatter.
– På så sätt kan man också stabilisera kostnadskurvan, och bli av med ett ojämnt kassaflöde, säger Prasit Sengupta.
Han berättar att ett företags direkta kostnader, som är avgörande för verksamheten, allt som oftast ser relativt bra ut. Men de indirekta kostnaderna som är mer oförutsägbara har en tendens till att skapa ett ojämnt flöde i likviditeten.
– Med ett AI-baserat system samlar man ihop de indirekta kostnaderna, till exempel återkommande höga belopp, och skapar en förutsägbarhet. Systemet lär sig att de här pengarna faktiskt ska fördelas över tre månader.
Identifiera dåliga leverantörer
Man kan dessutom analysera vilka leverantörer som påverkar likviditetsstyrningen negativt. Det kan handla om ogynnsamma betalningsvillkor eller tillkommande avgifter. Andra kanske bara är dåliga på att betala i tid, berättar Prasit Sengupta.
– De kanske sätter onödig press på likviditeten, något man kan ta med sig till förhandlingsbordet. I Medius system kan man inte bara styra hur mycket pengar som lämnar företaget vid ett visst datum, utan man kan också bestämma vilken månad pengarna ska betalas ut. Tack vare vissa KPI:er går det att skapa ett jämnt kassaflöde fördelat över hela året.