Samma dag, den 11:e mars 2021, som intervjun med Henrik Byström, Affärsområdeschef på Microsoft görs, är det också exakt ett år sedan som WHO förklarade Covid-19 en pandemi.
Så vad händer nu?
Då, för ett år sedan, var det bara att packa ihop och ta med sig jobbet hem, vilket för vissa organisationer innebar att ta jättekliv i sin digitalisering. Idag, mars 2021, har videomöten blivit mer eller mindre vardag, och vaccin otroligt nog verklighet. Kanske ser vi nu slutet på pandemin?
Så hur ska vi tänka nu? Fortsätta jobba hemifrån? Gå tillbaka till kontoret? Undersökningar visar att de allra flesta företag ser att distansarbetet är här för att stanna, i någon form. Men det är inte utan en viss oro.
Henrik Byström
Affärsområdeschef på Microsoft
Foto: Microsoft
– Generellt sett har distansarbetet inte påverkat produktiviteten under pandemin; den har i stort sett varit på samma nivå. Oron rör snarare hur företagskultur och innovationskraft ska bevaras, liksom hur samarbete och ledarskapet ska fungera, säger Henrik Byström.
Nytt även för Microsoft
Sammanhållning och samarbete behöver dock inte påverkas negativt, visar en undersökning som Microsoft gjort baserat på insamlat anonymiserat data från de egna medarbetarnas beteenden under pandemin. Microsoft, vars motto är ”Arbete är något du gör, inte en plats du går till” hade förvisso alla förutsättningar på plats för att kunna stänga ner sina kontor, och fortsätta i stort sett som vanligt. Samtidigt var den höga graden av distansarbete nytt även för Microsoft.
Plötsligt uppstod ett unikt tillfälle att lära sig mer om hur flexibelt arbete kan vara, och hur det hälsofrämjande arbetet bör bedrivas. Undersökningen gjordes med hjälp av Workplace Analytics, en tilläggstjänst till Microsoft 365 för att kunna mäta och följa upp medarbetares dagliga arbete. Lärdomarna blev många.
– Vad som dels kunde ses var att arbetsdagarna blev längre, men också mer flexibla. Många valde att flexa ut en timme mitt på dagen för att träna eller umgås med barnen för att ta igen den på kvällen, berättar Henrik Byström.
Rätt verktyg skapar starka team
Det blev dessutom allt vanligare med effektiva halvtimmesmöten och att schemalägga sociala stunder, en förändring som skedde organiskt. Tvärtom vad som kan tros växte också medarbetarnas nätverk utanför det egna teamet. Samarbetet kunde stärkas trots, eller på grund av, distansarbete.
– Framtidens arbetsplats kommer att vara en hybrid lösning av både fysiska kontor och distansarbete, säger Henrik Byström. För att lyckas krävs att man tittar på människa, teknik och plats ur ett helhetsperspektiv.
Hybrida, digitala arbetssätt kräver starka team där människor får mandat att fatta beslut själva, utan att detaljstyras, där det finns möjlighet till såväl teamwork som fokus och där chefer får rätt förutsättningar att leda digitalt. Det krävs också rätt teknik och verktyg.
Microsoft utvecklar produkter som de själva behöver; samma lösningar som de erbjuder kunder används också inom organisationen. Microsofts Workplace Analytics används för kontinuerlig uppföljning och utveckling av medarbetares arbetsmiljö och hälsa, samt vidareutveckling av arbetssätten.
En arbetsplats utan tid och rum
Surface Hub 2 är en annan produkt, utvecklad för hybrida arbetsteam genom att sammanföra Microsoftprodukter som Microsoft Teams, Office 365, Microsoft Whiteboard och andra molntjänster. Kombinationen ger team nya möjligheter att samarbeta och vara produktiva tillsammans, oavsett tid och plats.
– I våra teammöten kan det hända lika mycket i chatten bredvid som i själva videosamtalet, och med hjälp av den digitala whiteboarden är det enkelt att brainstorma idéer ihop. Det är inget fel på videomöten, men de måste anpassas till uppgiften, säger Henrik Byström.
Så han tror inte att kontoret har spelat ut sin roll från och med nu? Nej, inte alls, säger Henrik Byström.
– Min samarbetspartner och ledarskapsforskaren Lena Lid Falkman brukar lyfta olika typer av människor: de som är tidsbundna, de som är platsbundna och de som kan jobba lite varsomhelst, närsomhelst. Även om ingen förväntar sig att du kommer till kontoret finns det de som regelbundet vill ”gå till jobbet”. Det måste finnas möjlighet till både och. Däremot måste plats, teknik och människa fungera ihop.