Start » Affärsresor » Digitalisering effektiviserar hela affärsresan − från bokning till uppföljning
Affärsresor och Konferens

Digitalisering effektiviserar hela affärsresan − från bokning till uppföljning

en kvinna i en rulltrappa, på jobbresa.
en kvinna i en rulltrappa, på jobbresa.
Digitala lösningar kan underlätta affärsresan ordentligt.

Affärsresesektorn präglas just nu av flera spännande konsumenttrender, bland annat en ökad drivkraft bland yngre resenärer att kombinera affärs- och privatresande och ett beteendemönster som allt mer påminner om privatresenären. Tydliga hållbarhetsmål och resepolicys som uppdateras i takt med att behoven förändras är andra starka trender. Vi bad Michael Schüller, vd på Egencia i Sverige, att dela med sig av sina tankar om affärsresebranschens utveckling.

− Affärsresenärer efterfrågar en så enkel och smidig process som möjligt, både inför, under och efter resan. Vi ser att affärsresenärers och privatresenärers beteendemönster och krav på att ständigt ha smidig tillgång till information har blivit allt mer likartat. Man förväntar sig helt enkelt att kunna boka och omboka sin resa lika enkelt och smidigt, oavsett om man reser privat eller i tjänsten. Att snabbt kunna få överblick över olika transportalternativ, flygtider och liknande i mobilen eller surfplattan är lika viktigt för affärsresenärer som för privatresenärer, säger Michael Schüller.

Tungrodda bokningssystem hör till det förgångna

En växande utmaning för många företag är att få resenärerna att följa organisationens affärsresepolicy. Många affärsresetjänster har sina rötter i tungrodda affärssystem och kan inte längre matcha affärsresenärernas behov av snabba och smidiga bokningar via nätet.

Användarvänliga och enkla appar och andra tjänster som överför det smidiga bokningsförfarandet även till affärsresevärlden har därför ökat i popularitet. Hos Egencia, som är affärsresedelen av Expedia Group, sker exempelvis 90 procent av alla bokningar online, även om den som vill fortfarande har möjlighet att ta hjälp av en affärsresekonsult vi telefon. En teknik som kombinerar företagets affärsresepolicy med affärsresenärens individuella preferenser är en av nycklarna bakom en resebokningstjänst som resenären faktiskt vill och känner sig motiverad att använda.

Minskat affärsresande kan försämra konkurrenskraften

Miljö- och hållbarhetsfrågor har på senare år fått en allt mer framskjuten position på många företags agendor. Hållbarhetspolicys gör självklart avtryck även i affärsresandet. Även om många organisationer förstås väljer att tänka till både en och två gånger innan de bokar en affärsresa betonar Michael Schüller det personliga mötet och därmed också affärsresandets betydelse, även i ett digitaliserat samhälle där många möten rent praktiskt kan hanteras på distans.          

I en affärsreserapport, som i somras publicerades av Harvard Business Review Analytic Services i samarbete med Egencia, visar att företag som fortsätter att investera i affärsresor och personliga möten har en konkurrensfördel gentemot företag där man minimerat eller nästintill slutat resa. I rapporten framgår att företag som drar ner på sitt affärsresande inte är lika framgångsrika och lönsamma som andra företag.

Vill du veta mer om hur du kan anpassa företagets resepolicy till en kostnadsmedveten kultur? Läs mer här.

Av rapporten framgår också att företag med en stark affärsresekultur har uppvisat betydande förbättringar när det gäller kundlojalitet, lönsamhet, marknadsandel och tillfredsställelse hos de anställda. Även om dagens företagsledare är väl medvetna om vad en stark affärsresekultur är, och varför den är grundläggande för företagets tillväxt och konkurrenskraft, ser mindre än hälften av dem detta som något att prioritera. Endast en tredjedel av de tillfrågade uppger att deras organisation faktiskt har en stark affärsresekultur, och majoriteten säger att resorna fortfarande ofta ses som en kostnad som måste skäras ned.

− Företag som fortsätter att investera i affärsresande är helt enkelt mer framgångsrika eftersom man aldrig kan rationalisera eller digitalisera bort det fysiska mötet med kunder och samarbetspartners. Samtidigt är det förstås viktigt att ha en resepolicy på plats som möjliggör kostnadseffektivt resande. Vi hjälper företag att se över sina resekostnader, och med hjälp av våra analyser och vårt verktyg realisera besparingar samtidigt som vi tillgodoser resenärernas personliga preferenser.  säger Michael Schüller.

Bokningssystem integreras med hållbarhetspolicys

− En trend är att hållbarhetspolicys integreras allt mer i företagens affärsresepolicys. Man kan lägga in påminnelser i bokningssystemet. Det kan exempelvis göras när medarbetare bokar en resa mellan Stockholm och Göteborg i en organisation där man policymässigt bestämt sig för att i första hand välja tåget för den typen av resor. Det gör att medarbetaren inte väljer flyg av slentrian eller gammal vana. Bokningssystemet kan på många sätt stötta företagens hållbarhetsarbete, exempelvis genom att sortera på miljövänliga alternativ, säger Michael Schüller.

Artificiell intelligens gör det också möjligt att balansera företagets policy med personliga preferenser samt att enkelt samla statistik över affärsresenärernas beteendemönster när de bokar sin resa och när de befinner sig på resande fot. Det gör det i sin tur enkelt för företag att identifiera förändringar i sina medarbetares beteendemönster och anpassa resepolicyn utifrån det.

− Det står helt klart att en resepolicy inte är något statiskt dokument, den behöver istället uppdateras kontinuerligt i takt med att medarbetarnas resmönster förändras. Nästa steg i den tekniska utvecklingen är olika typer av röststyrningstjänster som gör affärsresenärernas vardag ännu smidigare och enklare, säger Michael Schüller.

Yngre affärsresenärer kombinerar nytta med nöje

En annan stark trend som verkar vara här för att stanna är ”bleisure”, kombinerade affärs- och privatresor. Den här typen av resor ökar främst bland yngre affärsresenärer som gärna vill passa på att stanna kvar på destinationen i ytterligare ett par dagar när affärsmötena är avklarade.

− För tio-tjugo år sedan började man ofta sin affärsresebana i 30- eller 40-årsåldern. Då har många redan hunnit bilda familj och vill förstås åka hem så snabbt som möjligt när affärsmötena är avklarade. Nu ser vi att gruppen yngre affärsresenärer ökar, man börjar helt enkelt resa tidigare i karriären. Medarbetare som gillar att resa och upptäcka nya destinationer vill ofta passa på att stanna kvar ett par dagar i privat regi när de befinner sig på en intressant plats, säger Michael Schüller.

Även om det krävs en del arbete för att anpassa resepolicyn utifrån de yngre affärsresenärernas önskemål så poängterar Michael Schüller att det i allmänhet är en investering som lönar sig för arbetsgivare, bland annat eftersom det kan bidra till att stärka attraktionskraften som arbetsgivare för den yngre generationen.

Spara mer genom att gå över till affärsreseprogram. Läs om hur man gör här.

Next article