Projekt är en av de vanligaste arbetsformerna, och projektets resultat är starkt beroende av både beställarens och projektledarens kompetens. Med rätt utbildning kan resultaten kvalitetssäkras.
Man kan naturligtvis läsa sig till hur ett projekt ska drivas, vilka verktyg som kan användas. Men det en bra projektledarutbildning adderar är kunskaper om hur och när man använder verktygen.
– De måste användas på rätt sätt, vid rätt tillfälle och med rätt deltagare, annars kan det gå väldigt snett, konstaterar Tommy Olin, Vd på Wenell.
Han har under många år arbetat med att effektivisera och förbättra projektledarrollen och sett vilka konsekvenser misstag kan få.
Att göra rätt saker vid rätt tillfälle
De vanligaste misstagen som görs av outbildade projektledare är att de inte förstår vikten av att följa en process och veta när man ska göra vad.
– Då riskerar man att komma ur fas med hela projektet, och även om man kanske gör rätt saker så gör man dem vid fel tillfällen. Jobbar man då med ett projekt med stor budget kan de ekonomiska konsekvenserna bli mycket kännbara för organisationen.
För att få maximal effekt av en utbildning bör projektledarutbildningar delas upp i tre faser – före, under och efter.
– Före kursstart får deltagarna förbereda sig och sätta upp personliga mål för utbildningen. Under utbildningen sker kunskapsinhämtning och färdighetsträning, och efter fortsätter färdighetsträningen på den egna arbetsplatsen. Vi tar fram en ”lärandeplan” för varje deltagare som sedan följs upp efter kursen. På det viset arbetas de nya kunskaperna in i det dagliga arbetet.
En tydlig beställning avgörande
Ett annat vanligt misstag är att ta sig an ett projekt man får presenterat för sig av chefen under fikapausen, utan att kräva en tydlig projektbeskrivning.
– Det är en av de viktigaste sakerna man lär sig under en utbildning, hur en bra uppdragsbeskrivning ser ut för ett projekt. Där ska framgå saker som budget, tillgängliga personella resurser, mandat, syfte och vad som konkret ska levereras.
Tommy Olin framhäver även vikten av att ställa krav på beställarna, även de kan behöva gå en utbildning i hur man formulerar en bra projektbeställning.
– En otydlig beställning kan inte ge annat än luddiga resultat. Den bästa kvalitetssäkringen av ett projekt är att se till att både beställare och projektledare har rätt utbildning för sina uppdrag.