Lennart Paulsson har en bakgrund i 20 år på flygbolaget SAS och snart i 10 år i sitt företag P&P Meetings, med passion för att utveckla effektiva lönsamma möten, stora som små. Här delar han sina tankar på vad du bör tänka på för att få ut maximalt i affärsmöten oavsett om det är i samband med en tjänsteresa eller på hemmaplan.
– Vi har idag ett stort fokus i företagen på möteskulturen. Med större krav på möteskonsulenter att gå från ordermottagare till att vara professionella rådgivare, att det finns ett tydligt syfte och att anläggningar ger mer kreativa lösningar för kunden. Och inte minst att möten leder framåt, till någon förändring, att vi gör något annorlunda efter mötet.
– Det finns inget som tyder på att de fysiska mötena kommer bli färre, däremot ökar de virtuella mötena och med det ökar kompetensen så att vi alltid kan integrera detta i våra fysiska möten. Jag tror också att konferenser utomlands kommer att fortsätta att öka då priserna är konkurrenskraftiga och att vi kombinerar jobb och semester, så kallad workation.
Mer effektivitet på kortare tid
– Onödiga möten tas bort. Information sker digitalt, dialogen och deltagarna är i centrum. Det blir mer aktiva möten där alla får bidra. Möten blir kortare i tid, fler stående möten och på vissa möten krävs att beslut tas.
– Vi behöver fler informella möten där relationer skapas och utvecklas. Att nätverka på ett otvingat naturligt sätt där pauserna, minglet och måltiderna sätts i centrum. Inte minst behöver vi med vårt något försiktiga nordiska arv influenser ta del av andra kulturer där socialt umgänge och affärsmingel är mer naturligt.
DO´s
- Kräv att det finns ett syfte med mötet. Annars, tacka nej.
- Om det är ett externt kundmöte, lägg högsta prioritet på att ses fysiskt.
- Se till att du som deltagare är involverad i mötet.
- Lägg in mer tid för reflektion och eftertanke i våra möten.
- Ut i naturen! Mer Walk & Talk och kreativa mötesplatser.
- Utnyttja pauser, måltider, mingelmöjligheter till att skapa affärskontakter.
- Följ upp dina möten snarast efter.
- Är du själv värd för mötet, agera därefter från start till mål. Med ett leende.
DON´Ts
- Att testa tekniken precis före mötet ska börja.
- Att inte ha en agenda
- Att avsluta ett möte utan att summera det viktigaste.
- Att prata i munnen på varandra.
- Att ha för många meningslösa möten.
- Att vara med på alla möten. Du kommer ångra dig! Tänk på familj, vänner och inte minst hälsan.