Säkerhet är inte ett tillval – det är en strategisk nödvändighet.
I en tid där hotbilder förändras snabbt och samhällets sårbarhet ständigt utmanas, ställs allt högre krav på säkerhet vid större sammankomster. Medan publika evenemang ofta omgärdas av inarbetade rutiner och säkerhetssystem, ser det annorlunda ut för många företagsevenemang.
– Många interna företagsevent sker lite under radarn, särskilt när det inte är en extern publik inblandad, säger Anna Bauer, vd på Scandinavian XPO. Det gör att säkerhetsarbetet ofta hamnar i skymundan och riskerna underskattas.
Säkerhet börjar i planeringen
Ett företagsevenemang handlar inte bara om innehållet på scen eller vad som serveras till galamiddagen. Det innebär också ett ansvar för att säkerställa tryggheten för deltagarna innan och under evenemangets genomförande.
– För att skapa ett tryggt arrangemang krävs att man börjar i rätt ände. Man behöver göra en riskanalys utifrån ett bolagsperspektiv: Finns det en hotbild? Vad kan hända? Hur ser utrymningsalternativen ut och finns det en plan för en inrymning om det behövs? Hur snabbt kan vi agera vid ett hot och vilka leder i så fall det arbetet? säger Bauer. Säkerhetsrutiner får inte bara finnas i en pärm, de måste vara en självklar del av organisationens DNA, integrerade i både lokalernas utformning och bemanning.
– Vi har rollfördelningar för allt, från skalskydds- och utrymningsvärdar till brandvakter. Ska du exempelvis köra eld eller rök från scen måste brandlarmet stängas av och då behöver en brandvakt finns nära till hands. Det är också viktigt att säkerheten gäller från första inflyttningsdag. Ska du in och bygga en monter hos oss behöver du vara föranmäld, legitimera dig och passera en bemannad grind. Annars kommer du inte in på Scandinavian XPO, förklarar hon.
När mötesplatser blir måltavlor
Att samla en hel organisation på samma plats för en minnesvärd kick-off är en viktig del i att bygga en stark bolagskultur men det innebär också en potentiell säkerhetsrisk om man inte har koll på hur ett evenemang kan hamna i en ”riskzon”.
– Det kan räcka med att en deltagande person är särskilt ”intressant”, att företagets verksamhet står för något som upprör eller att eventets innehåll berör känsliga frågor så kan evenemanget väcka extern uppmärksamhet. Därför är det särskilt viktigt att kunna kontrollera vilka som rör sig i lokalerna både innan och under evenemanget, och att inga obehöriga släpps in, varken av misstag eller medvetet, förklarar Bauer.
Bevisad kapacitet för högriskmöten
När Sverige stod värd för sitt första Natotoppmöte 2023, föll valet på Scandinavian XPO som plats för över 800 internationella delegater. Enligt Bauer var säkerhetsaspekten en faktor.
– Vår anläggning ligger avskilt, vilket gör det möjligt att säkra området 360 grader runt om. Hade mötet hållits på en central plats hade det krävts stora avspärrningar till en mycket högre kostnad för samhället, säger hon.
Under mötet samarbetade anläggningen tätt med både polis och Säkerhetspolisen.
– Vid ett möte av den här typen tar polisen helt kontroll över säkerhetsarbetet och vi följer deras planer och anpassar vår verksamhet efter det. Vi får även möjlighet att träna olika scenarion tillsammans med dem i förväg fortsätter Bauer.
Företagets ansvar kan inte delegeras bort
Det är lätt att tänka utifrån ett företagsperspektiv att säkerhet enbart är lokalens ansvar, men lika viktigt är det att bolag som planerar ett företagsevenemang ställer rätt frågor och krav kring säkerhetsrutiner när man ska boka.
– Idag finns en uppsjö av ”kreativa” lokaler som erbjuder plats för företagsevent och nästan lika många variationer i hur man prioriterar säkerhetsarbetet.
Har man en eventbyrå som håller i arrangemanget är det även viktigt att spela in den tidigt. Som anläggning tar vi gärna ledartröjan när vi planerar säkerhet tillsammans med eventbyrån och slutkundens ansvariga – exempelvis en säkerhetschef. Vi har kompetens, rutiner och tränad personal, förklarar Bauer.
Hon understryker att säkerhetsarbetet måste ges samma vikt som programinnehållet eller upplevelsen, något som inte alltid är fallet.
– Det ska ju så klart vara roligt att samla företaget till en stor fest!
Men idag måste det också vara tryggt och det är inte i de här delarna det är läge att spara in för att istället exempelvis lägga pengarna på en större ljusrigg.
Tre grundpelare för ett säkert företagsevent
1. Analysera: Identifiera risker i alla faser av evenemanget – före, under och efter. Skapa en riskanalys.
2. Identifiera: Vilka deltar? Finns det känsliga personer, teman eller en hotbild att ta hänsyn till? Förebygg och försök eliminera de risker som identifierats.
3. Planera: Förbered en säkerhetsplan som minimerar identifierade risker samt ger guidning till hur oönskade händelser ska hanteras. Ha noggranna genomgångar tillsammans med berörda innan genomförandet.
